Büroumzug planen: Checkliste und Zeitplan für Frankfurt

Für einen Büroumzug sollten Sie rund sechs Monate Vorlauf und einen festen Ablauf einplanen: Projektleitung benennen, Fläche prüfen, IT und Telefonie früh beauftragen, Behörden fristgerecht informieren. So lässt sich der Umzug auf ein Wochenende legen, und Ihr Team kann am Montag am neuen Standort weiterarbeiten.

Ob Sie als Office-Manager oder Geschäftsführer vom Bankenviertel nach Niederrad wechseln, nach Gateway Gardens ziehen oder Ihr Büro nach Eschborn verlegen: Die Grundpflichten gegenüber Handelsregister, Gewerbeamt und Finanzamt sind dieselben. Je nach Zielort unterscheiden sich Vorwahl und zuständiges Gewerbeamt. Ziehen Sie in eine andere Gemeinde, klären Sie mit dem Notar, ob nur die Geschäftsanschrift oder auch der Sitz geändert werden muss.

Alle rechtlichen Angaben haben den Stand Oktober 2026. Gebühren und Fristen können sich ändern. Prüfen Sie Beträge vor dem Antrag bei der jeweiligen Stelle.

Das Wichtigste in Kürze

• Planen Sie rund sechs Monate ein und benennen Sie eine verantwortliche Projektleitung.
• Die neue Geschäftsanschrift muss notariell beglaubigt zum Handelsregister angemeldet werden (§ 31 HGB).
• Die Betriebsverlegung zeigen Sie beim Gewerbeamt an, das Finanzamt und IHK informiert.
• Telekom-Geschäftskunden sollen den Umzug des Anschlusses mindestens 4 Wochen vorher beauftragen.
• Spediteure haften für Umzugsgut gesetzlich nur bis 620 Euro je Kubikmeter Laderaum (§ 451e HGB).

Zeitplan: was 6, 3 und 1 Monat vor dem Umzug ansteht

Ein Büroumzug gelingt, wenn jede Aufgabe einen Termin und einen Verantwortlichen hat. Die folgende Reihenfolge dient als Gerüst. Passen Sie die Abstände an Ihre Unternehmensgröße an.

6 Monate vorher

1. Projektleitung benennen. Eine Person entscheidet, hält den Zeitplan und ist Ansprechpartner für Vermieter, IT und Umzugsfirma.
2. Mietverträge prüfen. Klären Sie Kündigungsfrist, Rückbaupflichten und Übergabetermin des alten Büros. Für das neue Büro brauchen Sie einen verbindlichen Schlüsseltermin.
3. Fläche planen. Erstellen Sie einen Belegungsplan mit allen Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und Lagerflächen (Mindestmaße weiter unten).
4. Budget festlegen. Holen Sie Angebote für Transport, IT-Dienstleister, Möbel und Entsorgung ein. Ein belastbares Umzugsangebot setzt eine Besichtigung voraus.

3 Monate vorher

1. Umzugsunternehmen beauftragen und den Umzugstermin festlegen, idealerweise ein Wochenende.
2. IT-Umzug planen. Inventarisieren Sie Server, Netzwerktechnik und Arbeitsplätze. Legen Sie fest, welche Systeme zuletzt abgebaut und zuerst wieder angeschlossen werden.
3. Datensicherung organisieren. Erstellen Sie vor dem Abbau eine vollständige Sicherung, die nicht im selben Fahrzeug transportiert wird wie der Server.
4. Telekommunikation beauftragen. Die Telekom bittet Geschäftskunden, den Umzug „mindestens 4 Wochen vorher“ zu beauftragen. Bei anderen Anbietern gelten eigene Fristen. Wenn am neuen Standort noch kein Anschluss liegt, rechnen Sie mit deutlich längerem Vorlauf und fragen Sie früh beim Anbieter nach.
5. Mitarbeitende informieren. Nennen Sie Umzugstermin, neue Adresse, Anfahrt und Parksituation.

1 Monat vorher

1. Kunden, Lieferanten, Bank und Versicherungen über die neue Adresse informieren.
2. Nachsendeauftrag stellen (Details unten).
3. Briefpapier, Visitenkarten, E-Mail-Signaturen und Rechnungsvorlagen mit der neuen Anschrift vorbereiten.
4. Packplan verteilen: Jede Person packt ihren Arbeitsplatz, Kartons erhalten Raum- und Platznummer des neuen Büros.
5. Halteverbotszonen vor altem und neuem Gebäude rechtzeitig beantragen, besonders in der Innenstadt. Ablauf und Unterlagen beschreibt der Ratgeber Halteverbotszone in Frankfurt beantragen.

Pflichten gegenüber Behörden: Handelsregister, Gewerbeamt, Finanzamt

Drei Stellen müssen von Ihrem Umzug erfahren, und bei zweien müssen Sie selbst aktiv werden.

Handelsregister. Nach § 31 HGB ist die Änderung der inländischen Geschäftsanschrift zur Eintragung anzumelden. Das betrifft GmbH, UG, KG, OHG und eingetragene Kaufleute. Die Anmeldung muss nach § 12 HGB elektronisch in öffentlich beglaubigter Form eingereicht werden, also über einen Notar. Die Beglaubigung ist auch per Videokommunikation zulässig. Für die Notarkosten gilt bei einer reinen Adressänderung ein Geschäftswert von 5.000 Euro (§ 105 Abs. 5 GNotKG). Das Registergericht erhebt zusätzlich eine Gebühr. Das OLG München hat 2016 entschieden, dass eine reine Anschriftenänderung einer GmbH ohne Sitzverlegung als Tatsache ohne wirtschaftliche Bedeutung gilt. Dafür sieht das Gebührenverzeichnis der HRegGebV aktuell 45 Euro vor.

Gewerbeamt. § 14 GewO verpflichtet Sie zur Anzeige, wenn „der Betrieb verlegt wird“. In Frankfurt ist laut IHK Frankfurt das Gewerberegister beim Ordnungsamt in der Kleyerstraße 86 zuständig. Ziehen Sie in eine andere Gemeinde, etwa nach Eschborn, zeigen Sie die Verlegung nur bei der Behörde am neuen Ort an. Diese leitet die Daten an die bisherige Behörde weiter. Die Gebühr richtet sich nach der Satzung der jeweiligen Kommune. Prüfen Sie Gebühren und Fristen vor dem Antrag auf frankfurt.de, die Stadt passt sie gelegentlich an.

Finanzamt und IHK. Laut § 138 AO ist die Verlegung eines Gewerbebetriebs innerhalb eines Monats mitzuteilen. Die Gemeinde unterrichtet das Finanzamt. Nach § 14 Abs. 8 GewO übermittelt das Gewerbeamt die Daten auch an IHK, Berufsgenossenschaft und Registergericht. Freiberufler ohne Gewerbe informieren das Finanzamt selbst.

Behörde / Stelle	Pflicht	Frist	Kosten (Stand: Oktober 2026)
Registergericht (über Notar)	Anmeldung der neuen Geschäftsanschrift, § 31 HGB	keine feste Frist in § 31 HGB, zeitnah nach dem Umzug	Notar nach GNotKG (Geschäftswert 5.000 Euro) plus Registergebühr, für reine Adressänderungen ohne Sitzverlegung 45 Euro
Gewerbeamt (Frankfurt: Ordnungsamt)	Anzeige der Betriebsverlegung, § 14 GewO	gleichzeitig mit der Verlegung	Gebühr nach kommunaler Satzung
Finanzamt	Mitteilung der Verlegung, § 138 AO	innerhalb eines Monats	keine; läuft bei Gewerbe über die Gemeinde
IHK, Berufsgenossenschaft	Datenweitergabe durch das Gewerbeamt, § 14 Abs. 8 GewO	automatisch	keine
Deutsche Post	Nachsendeauftrag für Geschäftskunden	spätestens 5 Werktage vor Beginn	51,90 Euro online für 6 Monate

Adresse überall ändern: Impressum, Google, Post

Nach dem Behördengang folgen die Stellen, an denen Kunden Ihre Adresse sehen. Fehler fallen hier schnell auf.

• Impressum: § 5 DDG verlangt die Anschrift, unter der Sie niedergelassen sind. Aktualisieren Sie das Impressum am Umzugstag.
• Google Unternehmensprofil: Nach einem Umzug muss das Unternehmen laut Google „noch einmal bestätigt“ werden. Google prüft Änderungen vor der Veröffentlichung. Starten Sie den Vorgang daher rechtzeitig.
• Nachsendeauftrag: Die Deutsche Post bietet Geschäftskunden eine Laufzeit von sechs Monaten an, online für 51,90 Euro. Einen Eilauftrag gibt es für Geschäftskunden nicht. Beauftragen Sie spätestens 5 Werktage vor Beginn.
• Rufnummer: Die Telekom nimmt die Nummer nur mit, wenn sich der Vorwahlbereich nicht ändert. Ein Umzug innerhalb Frankfurts (069) ist unkritisch. Eschborn hat die Vorwahl 06196, dort brauchen Sie neue Nummern oder eine Weiterleitung.
• Weitere Stellen: Bank, Versicherer, Leasinggeber, Steuerberater, Branchenverzeichnisse, Social-Media-Profile, Rechnungs- und Angebotsvorlagen.

Arbeitsplätze planen: Mindestflächen nach ASR A1.2

Das neue Büro muss die Arbeitsstättenregeln erfüllen. Die Technische Regel ASR A1.2 legt für Arbeitsräume mindestens 8 m² für einen Arbeitsplatz und mindestens 6 m² für jeden weiteren fest. Ein Raum mit drei Arbeitsplätzen braucht also mindestens 20 m².

Für die Planung realistischer sind die Richtwerte: Zellenbüros 8 bis 10 m² je Arbeitsplatz, Großraumbüros 12 bis 15 m² je Arbeitsplatz. Beim Zellenbüro sind darin Möblierung und anteilige Verkehrsflächen im Raum enthalten. Am Arbeitsplatz selbst muss eine freie Bewegungsfläche von mindestens 1,50 m² bleiben.

Ein Beispiel: Ein Team mit 20 Personen im Großraumbüro braucht nach diesem Richtwert 240 bis 300 m² Bürofläche, Besprechungsräume und Küche noch nicht eingerechnet. Rechnen Sie das vor der Unterschrift unter den Mietvertrag nach.

Umzugstag, Entsorgung und Haftung

Legen Sie den eigentlichen Umzug möglichst auf ein Wochenende. Ein typischer Ablauf: Freitagnachmittag wird abgebaut, am Samstag transportiert, am Sonntag laufen IT-Tests. So fällt höchstens der Freitagnachmittag aus.

Kommunikation am Umzugstag. Hinterlegen Sie eine Abwesenheitsnotiz und eine Ansage auf der Telefonanlage. Legen Sie fest, wer am Montag früh als Erster vor Ort ist und Probleme meldet.

Entsorgung alter Möbel. Ausrangierte Büromöbel sind Gewerbeabfall, nicht Sperrmüll aus dem Haushalt. Die Gewerbeabfallverordnung (§ 3 GewAbfV) schreibt die getrennte Sammlung unter anderem von Holz, Metall, Kunststoff, Papier und Glas vor. Die Trennung müssen Sie dokumentieren, etwa mit Fotos, Wiegescheinen und einer Erklärung des Entsorgers. Planen Sie dafür einen Containerdienst oder einen Entsorgungsfachbetrieb ein.

Haftung des Umzugsunternehmens. Nach § 451e HGB haftet der Spediteur für Verlust oder Beschädigung von Umzugsgut bis 620 Euro je Kubikmeter benötigten Laderaums. Gegenüber Unternehmen darf er diesen Betrag nach § 451h HGB in seinen Geschäftsbedingungen abweichend festlegen, wenn er darauf hinweist. Lesen Sie die Bedingungen also genau. Bei Servern, Medizintechnik oder Kunstwerken reicht die gesetzliche Grenze oft nicht. Fragen Sie nach einer Transportversicherung zum Zeitwert oder Neuwert und lassen Sie sich die Deckung schriftlich bestätigen.

Schäden melden. Sichtbare Schäden müssen Sie spätestens am Tag nach der Ablieferung anzeigen, verdeckte innerhalb von 14 Tagen (§ 451f HGB). Sonst erlöschen die Ansprüche. Prüfen Sie Technik deshalb direkt nach dem Aufbau.

Häufige Fehler beim Firmenumzug in Frankfurt

Telefonie zu spät beauftragt. Ohne Internet ist das neue Büro am Montag nicht arbeitsfähig. Beauftragen Sie den Anschluss als einen der ersten Schritte.

Handelsregister vergessen. Wer nur Website und Briefpapier ändert, hat im Handelsregister weiter die alte Anschrift stehen.

Fläche nur nach Quadratmetern gemietet. Prüfen Sie Grundriss, Fenster und Stützen. Nicht jeder Quadratmeter lässt sich als Arbeitsplatz nutzen.

Kein Rückbau eingeplant. Bohrlöcher, Teppich und Einbauten im alten Büro können laut Mietvertrag zurückgebaut werden müssen. Klären Sie das vor der Übergabe.

Wie Atalion Büroumzüge im Rhein-Main-Gebiet abwickelt, lesen Sie auf der Seite zum Büroumzug mit Planung und IT-Abbau. Für einen Umzug nach Eschborn gibt es eine eigene Seite zum Umzugsunternehmen in Eschborn, für die Stadt selbst die Übersicht zum Umzugsunternehmen in Frankfurt.

Wenn Sie Ihren Firmenumzug in Frankfurt nicht selbst organisieren möchten: Atalion besichtigt kostenlos und nennt danach einen Festpreis. Angebot für den Büroumzug anfragen.